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L’Atelier de retour d’expérience

Figure imposée des manuels de management de projet, le REX  ou AREX (atelier de retour d’expérience) est  souvent méconnu et sous-utilisé. Pourtant, c’est un outil de management réflexif très puissant, une méthode d’apprentissage, et aussi un temps de reconnaissance au sens propre. 

C’est également un outil de régulation du système (l’équipe, l’entreprise..), c’est-à-dire qui permet d’avancer de manière pragmatique, souple, et créative plutôt que  faire « toujours plus de la même chose » sans savoir quoi faire des dysfonctionnements constatés.

Le REX permet de quitter la conformité pour aller vers la cohérence.

À  quoi cela sert-il?

Il s’agit de prendre conscience et de modéliser ce qui a été efficace, mais aussi d’ imaginer la manière d’améliorer ce qui a moins bien fonctionné; et ainsi, petit à petit, apprendre et progresser, individuellement et collectivement.

Le plus souvent on l’organise à la fin d’un projet avant d’en commencer un autre,  lorsque l’on veut mettre au point certaines pratiques, ou résoudre un problème.

Un retour d’expérience se pratique sous la forme d’un atelier avec des objectifs concrets définis . Comme tout atelier, celui-ci se prépare, s’organise et doit être suivi.

Pourquoi c’est très puissant?
  • Parce que cela permet de faire remonter du terrain la réalité des choses, et que cette réalité est la matière première indispensable à toute réflexion ou toute stratégie; ça garantit en quelque sorte, de ne pas faire de contre-sens sur une pratique.
  • Parce que cela permet d’avoir un vision globale sur un projet, une situation, un processus.
  • Parce qu’un REX travaille sur les faits, les fonctionnements, les savoirs, les savoirs-faire, et les comportements, ce qui  participe à enrichir la culture de l’entreprise et affiner son identité.
  • Parce que le but n’est pas de comprendre pourquoi il y a des dysfonctionnements, mais quoi faire pour améliorer le processus.
  • Parce que cela répond à des besoins.
Comment organiser un AREX?

1ère étape : la discussion avec le commanditaire

Au démarrage du dernier AREX que j’ai animé auprès d’une équipe dans le secteur du BTP, voici les points saillants qui sont ressortis: l’équipe d’une vingtaine de personne avait travaillé sur un projet national impliquant des communication à distance entre les membres pendant un an, selon de nouvelles méthodes de management de projet, et sous la conduite d’un chef de projet dédié.

Les enjeux principaux de ce retour d’expérience étaient, à la fin de la discussion avec le commanditaire:

  • la possibilité pour les personnes de l’équipe de s’exprimer sans tabou;
  •  faire le parallèle entre l’apprentissage et la mise en pratique;
  • un plan d’action concret pour ancrer les bonnes pratiques.

2ème étape : la construction de l’atelier

Les trois thématiques retenues pour organiser les réflexions étaient:

  • Ce qui relève du travail en équipe (compétences comportementales, synergie)
  • Ce qui relève des outils (mis en place ou non)
  • Ce qui relève du rôle et de la posture du chef de projet

3ème étape: l’animation de la séance

L’atelier comporte quatre étapes:

  • la clarification des objectifs
  • le recueil des informations et de l’expression des participants
  • la formulation de propositions
  • la définition des actions à lancer
Et qu’est-ce qu’on en retient?

Le groupe s’est réuni avec deux élans : la joie collective de se retrouver ensembles au même moment (je rappelle que cette équipe est disséminée sur toute la France), et en même temps la peur individuelle d’être jugée dans ses pratique professionnelles;

Une équipe qui a besoin de parler, de « vider son sac »

C’est d’autant plus interessant que le projet sur laquelle elle a travaillé s’est bien passé et a été livré comme convenu. Les personnes se sont bien entendues et ont bien travaillé ensembles. Donc ce besoin n’est pas lié à un résultat.

Les personnes ont eu « peur de ne pas y arriver d’une part », et ont été « maltraités par les clients » d’autre part. Partager cela, leur a permis de formuler par la suite des propositions concrètes sur le soutien dont ils avaient besoin et  d’envisager un temps dans leur réunions consacré à la réassurance sur des sujets liés à la techniques, liés à la réglementation, mais aussi liés à la relation avec le client et avec la hiérarchie.

Une équipe qui partage ses tours de main

Les propositions de travail qui ont été faites à l’issu du recueil des informations sont les suivantes:

  • travailler la communication
  • bien assimiler les attentes du contrat
  • créer un outil de gestion de projet commun
  • centraliser les fichiers clients
  • rendre les conf-call plus efficaces
  • désigner des référents techniques et des référents métiers par mission

Ces propositions peuvent sembler très classiques synthétisées de la sorte; mais elles sont le fruit d’informations, de faits, de comportements ou de processus qui ont été vécus qui sont exprimés concrètement; elles projettent les personnes dans un futur souhaité pragmatique, issu de cette première l’expérience de travail en commun.

Ce qui a été partagé ici ne sont pas des grands thèmes de management, mais des questions qui ont été soulevées par l’observation des connaissances de chacun, de la manière de faire de certains, et de l’impact que tout cela avait sur les différents acteurs du projet. (vision globale du projet)

Une équipe suivie

Sur ces six propositions, 3 ont été choisies pour être approfondies et donner lieu à de véritables plans d’action.

On le sait, le risque de ces ateliers de travail réside dans le suivi qui est fait ou non des propositions émises par le groupe. Si les plans ne sont pas suivis d’action, l’atelier aura perdu toute crédibilité, et ne se réunira plus.

Or c’est dans la répétition des AREX que se trouve la capacité des personnes à se réguler en autonomie, d’exercer leur souplesse et leurs créativité pour créer une dynamique (une gymnastique!) de progression pas à pas.

Lors de cet atelier, l’équipe a souhaité que leur direction assiste aux échanges et au travail. La direction en question a travaillé avec le groupe, a découvert plusieurs aspects de la mission dont elle n’avait pas conscience, a pris des notes, et spontanément à la fin de l’atelier a proposé à son tour son plan d’action pour soutenir les plans d’action qui avaient été présentés.

L’équipe se sentait suffisamment mûre pour souhaiter cette présence, et de son coté la direction était claire sur sa volonté de participer à faire progresser son équipe.

En conclusion

Un AREX est un formidable moyen de travailler en commun sur des objectifs  précis et en même temps sortir du cadre de la production quotidienne. Cela permet de fabriquer des modèles à partir des expériences, c’est-à-dire de créer ses outils à sa main.

Il y a la-dedans quelque chose qui relève de la culture et qui construit petit à petit son identité propre et unique à une équipe, et à une entreprise.

Sessions de créativité en école d’ingénieurs

Pendant deux semaines, je suis intervenue auprès d’élèves en écoles d’ingénieurs pour des sessions de créativité, une conférence sur la communication, et une journée de mentorat de projet.

Voici plusieurs de mes réflexions sur les élèves, sur moi-même, sur la notion de créativité, sur ce que certains appellent la génération Y; sur des séances en petit groupe, en classe entière, en amphi… Une expérience riche en découvertes, parfois en déconvenues, en intensité, et en sincérité.

Des jeunes gens courageux

Lorsque j’ai présenté aux étudiants le programme de ce que nous allions faire ensemble, certains se sont décomposés: Appliquer à leurs projets d’innovation en cours, des techniques de créativité, afin d’enrichir leur réflexion, et faire avancer leurs projets à partir d’idées neuves.

Et la première technique proposée, -un exercice de divergence- était celle des « mots inductifs ». Il s’agit en  face d’une problématique formulée précisément (celle de leur projet) de placer un mot choisi au hasard dans une liste de mots particulièrement évocateurs (liste des chercheurs  Kent&Rosanoff). Evidemment le mot en question n’a strictement aucun rapport avec leur problématique… Et de cette rencontre, nait, par analogie, par association, par lâcher-prise, … des nouvelles idées souvent inattendues. .

De  de la créativité? Pour trouver de nouvelles façons de voir, de nouvelles idées? Voici certaines des réflexions spontanées qu’ils ont eu:

  • mais si on trouve plein d’idées comment savoir laquelle sera la bonne?
  • et si nos idées ne sont pas bonnes, comment sera -t-on évalués?
  • comment peut-on trouver une idée s’il n’y a pas de cahier des charges?
  • comment la créativité peut-elle nous aider à trouver des solutions techniques?
  • et si les idées que nous allons trouver remettent en cause notre projet?
  • et si nous ne trouvons pas de nouvelles idées?

J’ai été frappée par leur inquiétude; par le danger que représentait la « prise de risque », par la peur de ne pas être « bons », de ne pas savoir apporter de solution. Par leur inquiétude sur le temps. Finalement ce qu’ils craignent le plus c’est d’avoir à revenir en arrière sur leurs projets. Leur processus est linéaire, et refuse toute itération. Bref, ils ont peur de casser ce qu’ils ont peiné à mettre en place, quitte à renoncer à une pensée plus innovante, plus riche ou tout simplement différente.

Un exercice comme celui-là, lorsqu’il est découvert et pratiqué pour la première fois demande du lâcher-prise, et je me suis rendue compte des efforts que cela leur demandait.

Et pourtant, ils y vont tous courageusement !

Ils jouent le jeu.. comme un jeu au départ (pour me faire plaisir? ) et petit-à-petit commencent à s’amuser, et par là même à produire toutes sortes d’idées.

À la fin de la séquence, tous se disent étonnées d’avoir su produire une grande quantité d’idées en peu de temps. À la fin de la séquence, je suis admirative de leur capacité à faire quelques chose qu’ils n’ont jamais fait, malgré leur inquiétude sur le résultat.

Auront-ils de nouveau ce courage, lorsque devant des problématiques d’entreprise, de management, des déconvenues techniques, ou des projets personnels en souffrance, ils devront trouver des solutions nécessairement créatives pour s’en sortir? Je l’espère bien. 

Où est la génération Y?

Cette génération qui devrait selon les articles,  être hyper connectée car née avec internet, accorder une place prépondérante aux réseaux, à l’équilibre vie privée- vie « pro », qui attendrait du travail un épanouissement personnel, et qui serait peu fidèle à l’entreprise mais très loyale envers son propre projet de vie.. Celle qui a besoin de travailler en équipe tout autant que de challenge personnel..je ne l’ai pas rencontrée.

Et ça c’est une grande surprise. Alors oui, ils travaillent tous avec un ordinateurs connecté en permanence à internet;

mais être branché à internet signifie-t-il que l’on sait se servir d’internet?

Leur projets d’innovation montrent que pour la plupart, la notion de « veille » n’est pas du tout questionnée. Je pressens que pour la plupart la question c’est de savoir « comment trouver » l’information; pour moi la question est bien de « savoir chercher » l’information.

La recherche est une science qui demande discipline, créativité et curiosité. 

En matière d’innovation, -de même que pour toutes les questions actuelles sur l’intelligence artificielle- la réflexion est mondiale.

Et même si tous les étudiants parlent lisent et comprennent l’anglais, je comprends petit à petit que leur terrain de recherche est français, puis américain, puis occidental, (le japon appartient à cette culture dite occidentale) puis.. c’est tout. Leur connaissance du continent Africain ou Indien est  partielle, morcelée ou caricaturale (avec une vision ONG ou folklorique). Or c’est pourtant là que tout se joue.

Le travail en équipe-projet est un must de formations techniques.

Je constate que les étudiants maîtrisent les outils du travail en équipe, et qu’ils sont très à l’aise avec la distribution des tâches et le partage d’information.  C’est un très bon début!

Mais -car il y a un mais!- j’assiste avec émotion à la scène suivante: pour les faire travailler en équipe sur une séquence de réunion avec la techniques des « Chapeaux de Bono », je leur demande de formuler très précisément à quel objectif ils souhaitent arriver à la fin de leur réunion. (avoir mis au point leur planning de rendu, choisir les axes à développer dans leur projet…). Le débriefing de l’expérience est sans appel: « ce qui nous a le plus surpris, c’est de constater à quel point le fait d’avoir des objectifs précis nous a permis d’avancer »…No comment.

De même je constate très rapidement qu’ils communiquent entre eux individuellement, mais que ne se dégage pas -peu-d’intelligence collective. Autrement dit que chacun apporte sa pierre personnelle à l’entreprise commune, mais qu’il leur est très compliqué de transformer cet amas de pierres en …mur. Ils ont du mal à s’écouter, et leur seule manière d’envisager leur avancée est le consensus. Et dés lors que le consensus n’est pas possible, j’assiste au désengagement de l’étudiant qui ne voit pas les choses de la même manière.

Cele nous donne -à nous formateurs- des pistes pour affiner l’intention de nos interventions. Pour imaginer de nouvelles expérimentations capables de les faire cheminer vers l’intelligence collective.

Car il y a  là une méconnaissance certaine de ce qu’est le « travail en équipe », un manque de culture sur la question que l’on pense régler par le bon sens général. Le travail en équipe s’apprend, se pratique. Quant au bon sens général dans ce domaine, il s’apparente souvent à la tyrannie ou au conformisme du politiquement correct. Nous nous trouvons là aux antipode de l’innovation.

Mon hypothèse c’est que dans la mesure ou, au final,  ils sont évalués individuellement, alors le travail en équipe n’est investi que pour ce qu’il va pourvoir apporter à chacun. Ceci étant c’est souvent le même schéma dans les entreprises dans lesquelles les étudiants font leur alternance, donc, pour eux c’est cohérent. Et en ce sens l’école remplit bien son contrat: les préparer à être opérationnels immédiatement en entreprise. (Et on ne peut qu’approuver lorsqu’on a connu comme moi à une autre époque des formations qui ne nous laissait pas présager de ce que nous allions trouver en entreprise… pour beaucoup ce passage se faisait dans la douleur.)

Mais les préparons-nous ainsi à l’entreprise de demain?

Pour nous formateurs, il y a des vraies questions sur les compétences que l’on doit apporter aux étudiants pour qu’ils puissent aborder le monde de demain bien équipés; or, le monde de demain sera collaboratif… et toutes les entreprises devront faire face à ce challenge.

La culture générale, la curiosité et le big data

Lors de ma journée de mentorat, j’ai assisté à la présentation des fameux projets d’innovation par les équipes d’étudiants.

J’ai vu des équipes « égalitaires » où la parole est donnée à chaque membre à part égale; des équipes délégataires, où la parole est donnée à celui qui s’exprime le mieux; des équipe silos où chaque « expert » d’un aspect du projet s’exprime sur sa partie….Je constate que les équipes  qui ont le mieux fonctionné sont celles qui avaient tout fait ensemble.

J’ai aussi vu des façons de communiquer très archaïques en mode « vente » où le fait de convaincre et séduire est préféré à l’expression du sens du projet. Mais aussi des tentatives de pitch plutôt réussies.

Et la déception quand une équipe présente un projet sur un accessoire soi-disant innovant pour les déplacements des personnes aveugles , et que le membre du jury que je suis, comprend que ces étudiants n’ont jamais rencontré de personne aveugle et n’ont pas idée de ce en quoi consiste la mobilité des aveugles.

Bien-sur, je leur ai suggéré d’aller rencontrer le public dont ils prétendent simplifier la vie! Mais au-delà de ce conseil, cela pose la question de l’empathie. Comment comprendre, comment apprendre, comment savoir se « mettre à la place de « ….comment enseigner l’empathie? Comment tirer les enseignements d’une expérience vécue et ressentie?

D’une manière encore plus générale, cette anecdote me permet de soulever le point le plus critique : comment faire pour enseigner ou transmettre la curiosité? Le fait que toute la connaissance soit accessible sur internet est-il la cause de cette absence de curiosité généralisée que j’ai rencontré dans cette expérience? Leur « big data » se révèle être très étroit.

Sans curiosité, pas de culture générale. Sans culture générale, pas d’ouverture d’esprit, de créativité et pas d’innovation. 

Or, « les parcours professionnels dans l’entreprise cessent très vite (vers 30-35 ans) de se jouer sur le terrain purement technique. Emergent alors ceux qui savent apporter la preuve qu’ils sont également capables de s’abstraire des considérations strictement liées au coeur de métier » (in F.Dupuy – la faillite de la pensée managériales, Seuil 2015).

Et c’est bien à cela que nous devons préparer les futurs ingénieurs.

Apprentissage-formation-freelancing.

Original de l'article paru sur le Blog de CREADS le 20 mars 2018

Lorsque j’ai rencontré Xavier il y a quelques années, j’étais très admirative de son travail de graphiste, puissant, inspiré, rigoureux et prolixe. Reconnu par ses pairs, il avait eu l’opportunité d’intégrer un studio graphique. Mais Xavier rêvait de quitter le studio pour travailler en freelance.

Lorsque je lui demandais ce qui le retenait, il me dit: « j’ai raté le virage numérique ».

Xavier ne maîtrisait pas la création de site web, alors que la plupart des commandes qu’il aurait pu décrocher en freelance contenait un site web.

Dans un environnement où le digital force au renouvellement permanent de ses compétences et où les freelances sont de plus en plus nombreux, cette expérience pose clairement la question de savoir identifier les évolutions de son métier pour pouvoir rester « compétitif » et ne pas se trouver bloqué dans son parcours.

Quelle pression!

C’est l’ambiance que la plupart des indépendants vivent au jour le jour: soit tu réponds aux besoins du marché, soit tu crèves! Pour les entreprises c’est pareil: soit tu innoves, soit tu disparais….

Il y a une autre manière de voir les choses, c’est de prendre ces contraintes (bien réelles) comme des opportunités pour apprendre, pour s’enrichir, pour évoluer, pour s’épanouir, pour s’exercer à avoir une vision métier.
Il s’agit alors de mieux se connaître soi-même, et pour aller plus loin de capitaliser sur soi-même, car n’oublions pas que la première ressource d’un freelance, c’est lui-même.

Et en cela il lui faut apprendre à investir sur lui plutôt que s’épuiser à essayer de répondre à tous les besoins du marché!

L’idée c’est d’être assez clair sur son projet professionnel pour avancer sans se disperser, mais être aussi suffisamment ouvert sur le monde et ce qui s’y passe, pour ressentir les tendances, les envies, les opportunités, et pourquoi pas les changements de cap.

Cela passe par la mise en place d’un hygiène de vie sérieuse pour la vie quotidienne, par l’esquisse d’un projet professionnel le plus clair possible pour ne pas se disperser dans tous les sens, mais aussi par la mise en place d’une série « d’action-investissement » pour préparer le futur.

Comment faire?

1- Identifiez vos 3 principales compétences.

Une compétence qu’est ce que c’est? C’est une capacité opérationnelle que vous pouvez reconnaître en complétant la phrase: je suis capable de…

  • je suis capable de………..

Regardez l’ensemble de vos compétences, puis trouvez le fil rouge qui les unit.

2-Faites de la veille métier.

Regardez l’ensemble des compétences dont le marché a besoin, par une veille régulière.

Une veille se pratique en continue à travers

  • la presse spécialisée,
  • les conversations avec les clients, les pairs,
  • l’étude des concours des appels d’offre
  • les forums techniques
  • les communautés sur les réseaux sociaux,
  • les expositions d’artistes, les présentations de travaux,
  • l’évolution des écoles.
  • Elle se pratique aussi en identifiant les personnes, les agences, les entreprises qui vous inspirent particulièrement et dont vous suivez toute les actualités.
  • Elle se pratique bien sur enfin à travers l’observation de ce que font vos concurrents, de manière à capter les enjeux de votre métier globalement.

Ne négligez jamais le temps informel passé avec vos pairs, il fait partie de la veille.

Une fois que vous avez identifié une compétence qui vous serait utile … et qui vous plait, demandez-vous toujours comment elle pourrait s’inscrire dans votre parcours.

Autrement dit, ne vous formez pas uniquement pour répondre un besoin du marché que vous aurez identifié, mais formez-vous à une nouvelle compétence qui va mettre en valeur tout ce que vous savez déjà faire, qui va apporter un nouvel éclairage à vos compétences acquises, et qui vous donne déjà des idées de nouveaux projets.

Cette nouvelle compétence doit vous permettre de dessiner une étape supplémentaire de votre parcours, en s’articulant avec ce qui précède.

3- Formez-vous tout le temps.

Il y a plusieurs manières de se former.

Cela commence auprès de ses pairs au cours d’un projet. Je crois que lorsque l’on travaille à plusieurs, on ne se rend pas compte de tout ce que l’on apprend des autres. Une fois que l’on a réalisé quelque chose pour la première fois, c’est devenu une compétence. C’est pourquoi je conseille toujours de faire un bilan à la fin de chaque projet pour bien prendre conscience de ce que l’on a appris.

Et puis il y a la formation professionnelle, et je vous encourage vivement à vous renseigner auprès des organismes et des associations dont vous dépendez comme la Maison des Artistes. Les prises en charges peuvent vous permettre d’accéder facilement à des formations pertinentes.

Enfin, il existe de plus en plus de MOOC certifiant, qui transmettent des compétences techniques et qui construisent des communautés autour de sujets émergents. Je pense par exemple aux MOOCs de l’Ecole des Gobelins, ou sur les plateformes dédiées des cours sur le copywriting, le design-thinking, le community management etc.

4-Constituez-vous un réseau

Le réseau est la clé de beaucoup de choses! Mais sur ce point particulier, il est crucial: non seulement il vous permet d’être informé de manière organique sur l’évolution de votre métier, mais il vous met également en relation avec des personnes qui vous donneront beaucoup d’informations sur la manière dont elles se sont formées, et probablement aussi beaucoup de conseils issus de leurs propre expérience.

SI vous vous formez de manière académique, n’oubliez pas que les réseaux d’anciens élèves ne s’arrêtent pas à la formation initiale, et sont extrêmement puissants pour intégrer des projets, des missions, ou être recommandé.

5- pour apprendre… apprenez aux autres!

Dans les milieux pédagogiques on dit souvent que la meilleure manière de se former, c’est d’apprendre aux autres! C’est un excellent moyen d’approfondir ses connaissances, mais aussi c’est un super moyen d’être enseigné à son tour.

 

Enfin, en conclusion, je voudrais rajouter une chose: n’oubliez pas le plaisir! Formez vous par curiosité et par plaisir d’apprendre, et pas seulement pour répondre aux besoins marché.

La curiosité, la découverte, l’émerveillement de nous reconnaître de nouvelles capacités, et de nouveaux talents, sont des sources d’épanouissement infinies, et de confiance en soi.

La capacité d’apprendre, de comprendre et de transmettre c’est aussi cela que l’on offre à nos clients à l’occasion de nos missions.